La Gestión del Tiempo es un objetivo
prioritario para alcanzar nuestras metas Profesionales y en nuestra vida
cotidiana.
El Objetivo de este artículo es hacer un breve
resumen y algunas recomendaciones que
debemos tener presentes.
En cada decisión, tarea o acción tenemos que hacer
dos preguntas fundamentales:
1.
¿es
importante?
2.
¿es urgente?
Que es importante
Las actividades que nos conducen directamente
al logro de nuestros objetivos ya sean profesionales o personales.
Que es urgente
Las acciones que nos demandan atención
inmediata. En ocasiones las consecuencias de no resolverlas son
inmediatas, y por ello nos exigen atención.
Esto nos lleva a clasificar nuestras acciones
en 4 categorías:
1.
URGENTE e IMPORTANTE
2.
NO URGENTE
e IMPORTANTE
3.
URGENTE y NO
IMPORTANTE
4.
NO URGENTE
y NO IMPORTANTE
Estos cuatro puntos nos tienen que servir para
gestionar nuestro tiempo y saber priorizar en nuestro trabajo en el cual se
debería seguir la numeración (1,2,3,4).
1
URGENTE
e IMPORTANTE
En este punto hay dos
tipos de actividades, las que podíamos haber previsto y otras que hemos dejado
para hacerlas en último momento. Si normalmente tienes muchas actividades en el
punto 1, tienes que pensar en cómo programar con anticipación estas actividades
para que las cosas importantes nunca se conviertan en Urgentes. Tu gestión de
las actividades debe encaminarte a no llenar este punto 1, y no tener que
actuar de manera rápida, sin meditar lo que estás haciendo etc… Eso hará que
tus niveles de stress crecerán y de forma casi segura tu efectividad y
profesionalidad e imagen disminuyan de manera notable.
2
NO URGENTE e IMPORTANTE
Estas son las
actividades que te ayudarán para alcanzar tus metas profesionales y personales
haciendo que completes de manera eficaz tus proyectos.
Cuando nos centramos y
trabajamos en el punto 2, somos más proactivos y disminuimos nuestro nivel de
stress.
Debemos aprender a
programar en nuestra agenda estas actividades de forma regular y evitar aunque
estas actividades no son urgentes las realicemos en los tiempos adecuados o
concertados.
3
URGENTE
y NO IMPORTANTE
Estas son las tareas o
actividades que nos impiden generalmente alcanzar nuestras metas. La urgencia nos
llevará a tomarlas inmediatamente sin darnos cuenta de su casi nula
importancia. Estas actividades en realidad si las posponemos y las realizamos en
otro momento no pasará nada (NO SON IMPORTANTES).
4
NO
URGENTE y NO IMPORTANTE
¿Por qué las haces? Son solo
una distracción de tu objetivo principal o potecial y las tenemos que evitar a
toda costa. Lo que nos lleva a cancelarlas o ignorarlas de manera definitiva.
Muchos estudios (Stephen Covey,
Eisenhower) nos explican que si no hacemos lo Importante y no Urgente, esto se
acabara convirtiendo en Importante y Urgente, llevándonos a ser reactivos y no
proactivos, haciéndonos no alcanzar nuestras metas. Además como compensación
parte de nuestro tiempo lo dedicaremos a lo no Urgente, no Importante ya que
son actividades agradables que nos consuelan
La siguiente matriz puedes
visualizar el resumen de actividades y resultados.
Siendo proactivos y planificando
nuestro mayor porcentaje de tareas en el cuadrante 2 (No Urgente e Importante)
tendremos mayor facilidad para alcanzar el éxito en nuestras metas
profesionales y personales.
Jordi Duran Baró
