LA GESTIÓN DEL TIEMPO

La Gestión del Tiempo es un objetivo prioritario para alcanzar nuestras metas Profesionales y en nuestra vida cotidiana.

El Objetivo de este artículo es hacer un breve resumen y algunas recomendaciones  que debemos tener presentes.

En cada decisión, tarea o acción tenemos que hacer dos preguntas fundamentales:

1.       ¿es importante?

2.        ¿es urgente?

Que es importante

Las actividades que nos conducen directamente al logro de nuestros objetivos ya sean profesionales o personales.

Que es urgente

Las acciones que nos demandan atención inmediata. En ocasiones las consecuencias de no resolverlas son inmediatas, y por ello nos exigen atención.

Esto nos lleva a clasificar nuestras acciones en 4 categorías:

1.       URGENTE e IMPORTANTE

2.       NO URGENTE e IMPORTANTE

3.       URGENTE y NO IMPORTANTE

4.       NO URGENTE y NO IMPORTANTE

Estos cuatro puntos nos tienen que servir para gestionar nuestro tiempo y saber priorizar en nuestro trabajo en el cual se debería seguir la numeración (1,2,3,4).

1

URGENTE e IMPORTANTE

En este punto hay dos tipos de actividades, las que podíamos haber previsto y otras que hemos dejado para hacerlas en último momento. Si normalmente tienes muchas actividades en el punto 1, tienes que pensar en cómo programar con anticipación estas actividades para que las cosas importantes nunca se conviertan en Urgentes. Tu gestión de las actividades debe encaminarte a no llenar este punto 1, y no tener que actuar de manera rápida, sin meditar lo que estás haciendo etc… Eso hará que tus niveles de stress crecerán y de forma casi segura tu efectividad y profesionalidad e imagen disminuyan de manera notable.

2

NO URGENTE e IMPORTANTE

Estas son las actividades que te ayudarán para alcanzar tus metas profesionales y personales haciendo que completes de manera eficaz tus proyectos.

Cuando nos centramos y trabajamos en el punto 2, somos más proactivos y disminuimos nuestro nivel de stress.

Debemos aprender a programar en nuestra agenda estas actividades de forma regular y evitar aunque estas actividades no son urgentes las realicemos en los tiempos adecuados o concertados.

3

URGENTE y NO IMPORTANTE

Estas son las tareas o actividades que nos impiden generalmente alcanzar nuestras metas. La urgencia nos llevará a tomarlas inmediatamente sin darnos cuenta de su casi nula importancia. Estas actividades en realidad si las posponemos y las realizamos en otro momento no pasará nada (NO SON IMPORTANTES).

4

NO URGENTE y NO IMPORTANTE

¿Por qué las haces? Son solo una distracción de tu objetivo principal o potecial y las tenemos que evitar a toda costa. Lo que nos lleva a cancelarlas o ignorarlas de manera definitiva.

Muchos estudios (Stephen Covey, Eisenhower) nos explican que si no hacemos lo Importante y no Urgente, esto se acabara convirtiendo en Importante y Urgente, llevándonos a ser reactivos y no proactivos, haciéndonos no alcanzar nuestras metas. Además como compensación parte de nuestro tiempo lo dedicaremos a lo no Urgente, no Importante ya que son actividades agradables que nos consuelan

La siguiente matriz puedes visualizar el resumen de actividades y resultados.

Siendo proactivos y planificando nuestro mayor porcentaje de tareas en el cuadrante 2 (No Urgente e Importante) tendremos mayor facilidad para alcanzar el éxito en nuestras metas profesionales y personales.

Jordi Duran Baró